Polityka prywatności i plików cookies

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem serwisu www.vivemedica.pl jest ICONIQUE Group Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prowadząca działalność pod marką ViVeMedica.

2. Dane administratora:

   • Adres: ul. Świętego Mikołaja 1 lok. 65, 15-419 Białystok
   • KRS: 0001179003
   • NIP: 5423501373
   • REGON: 542026422

3. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO i bezpieczeństwa informacji można kontaktować się pod adresem:

   kontakt@vivemedica.pl

   W temacie wiadomości prosimy wpisać: RODO. Takie oznaczenie pozwala skierować zgłoszenie bezpośrednio do obsługi spraw związanych z ochroną danych. Brak oznaczenia nie wpływa na przysługujące osobie prawa.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu przetwarzamy:

• Imię i nazwisko.
• Adres e-mail, w tym adres służbowy.
• Numer telefonu, jeżeli jest podawany przy rezerwacji lub kontakcie.
• Nazwę reprezentowanej placówki i adres jej strony internetowej, jeśli są niezbędne do obsługi zapytania.
• Treść wiadomości i zapytań.
• Wybrany zakres usług, warianty pakietów i kalkulacje cenowe.
• Dane dotyczące rezerwacji konsultacji.
• Informacje techniczne związane z korzystaniem z serwisu, w tym adres IP, dane przeglądarki, urządzenia oraz zdarzenia związane z działaniem strony.

Podanie danych w formularzach jest dobrowolne, jednak dane oznaczone jako obowiązkowe są niezbędne do realizacji danej funkcji.

Formularze ViVeMedica służą do kontaktu biznesowego i nie są przeznaczone do przekazywania dokumentacji medycznej, wyników badań ani informacji o stanie zdrowia pacjentów.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Zapytania ofertowe i korespondencja

Przetwarzamy dane w celu udzielenia odpowiedzi, przedstawienia zakresu usług, przygotowania oferty oraz prowadzenia ustaleń dotyczących współpracy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, gdy ma zastosowanie, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze korespondencji i zapytań biznesowych.

2. Konfigurator marketingu

Przetwarzamy dane w celu zapisania wybranych usług, obliczenia kosztu, wygenerowania szczegółowej oferty i przesłania jej na wskazany adres e-mail.

Korzystanie z konfiguratora nie oznacza zawarcia umowy ani obowiązku zakupu usług.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, odpowiednio do charakteru zapytania.

3. Weryfikacja zapytań

ViVeMedica może weryfikować powiązanie firmowego adresu e-mail z reprezentowaną placówką medyczną, w szczególności na podstawie domeny internetowej i publicznie dostępnych informacji o podmiocie.

Weryfikacja służy ochronie szczegółowych materiałów handlowych oraz ograniczaniu zapytań składanych na podstawie nieprawdziwych informacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Rezerwacja konsultacji

Dane podane podczas rezerwacji przetwarzamy w celu ustalenia terminu, potwierdzenia spotkania, kontaktu organizacyjnego i obsługi ewentualnych zmian.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

5. Kontakty referencyjne

Dane osób występujących o kontakt referencyjny przetwarzamy w celu weryfikacji zgłoszenia i udostępnienia kontaktu do upoważnionej osoby referencyjnej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6. Realizacja umów i rozliczenia

W przypadku zawarcia umowy dane są wykorzystywane do realizacji współpracy, prowadzenia rozliczeń, wypełniania obowiązków prawnych i archiwizacji wymaganej przepisami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, odpowiednio do celu przetwarzania.

7. Bezpieczeństwo serwisu

Dane techniczne i informacje o zdarzeniach systemowych mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, przeciwdziałania nieuprawnionemu dostępowi oraz ustalania lub dochodzenia roszczeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

8. Analityka i marketing

Dane związane z opcjonalnymi technologiami analitycznymi i marketingowymi przetwarzamy na podstawie zgody użytkownika, w zakresie opisanym w dalszej części Polityki.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Wysłanie formularza lub otrzymanie oferty nie stanowi automatycznie zgody na otrzymywanie newslettera lub odrębnych komunikatów marketingowych.

§ 4. Hosting i infrastruktura techniczna

1. Serwis ViVeMedica korzysta z hostingu i usług związanych z utrzymaniem domeny świadczonych przez Smarthost Sp. z o.o. z siedzibą w Częstochowie.

2. Smarthost świadczy usługi infrastrukturalne niezbędne do działania serwisu i może przetwarzać dane techniczne oraz informacje przechowywane na serwerze w zakresie wynikającym z powierzonych mu usług.

3. Część funkcji administracyjnych serwisu, w tym obsługa zgłoszeń, może korzystać z zewnętrznej infrastruktury aplikacyjnej lub bazy danych. W takim przypadku dostawca tej infrastruktury przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia odpowiedniej usługi, zgodnie z właściwą rolą i podstawą prawną.

4. Dostęp do systemów administracyjnych jest przeznaczony dla osób upoważnionych do obsługi serwisu i korespondencji.

§ 5. Formularze i panel administracyjny

1. Formularze dostępne w ViVeMedica umożliwiają przesyłanie zapytań, zamawianie ofert, kontakt w sprawie usług oraz składanie próśb o udostępnienie referencji.

2. Dane przekazane w formularzach są kierowane do obsługi ViVeMedica drogą elektroniczną.

3. Kopie zgłoszeń mogą być przechowywane w panelu administracyjnym serwisu w celu obsługi i kontroli statusu zapytań.

4. Robocze kopie zgłoszeń przechowywane w panelu administracyjnym są usuwane po upływie 30 dni od zakończenia ich obsługi.

5. Usunięcie kopii zgłoszenia z panelu nie oznacza automatycznego usunięcia korespondencji e-mail, dokumentacji ofertowej ani informacji, których dalsze przechowywanie jest uzasadnione odrębnym celem lub obowiązkiem prawnym.

6. Formularze nie służą do przesyłania danych medycznych pacjentów.

§ 6. Korespondencja elektroniczna

1. Korespondencja dotycząca zapytań, ofert i współpracy jest obsługiwana za pośrednictwem poczty elektronicznej administratora.

2. W zależności od konfiguracji korespondencja może być obsługiwana w poczcie utrzymywanej na serwerze Smarthost lub z wykorzystaniem usług pocztowych Google.

3. Dane przekazane w korespondencji służą obsłudze sprawy, dalszym ustaleniom handlowym, realizacji umów lub dokumentowaniu komunikacji biznesowej.

4. Dostęp do korespondencji mają osoby upoważnione do obsługi zapytań i prowadzenia współpracy.

§ 7. Google Calendar - rezerwacja konsultacji

1. Do obsługi rezerwacji konsultacji wykorzystujemy Google Calendar.

2. Użytkownik wybierający termin spotkania przekazuje dane niezbędne do obsługi rezerwacji, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail oraz ewentualne informacje organizacyjne.

3. Dane są wykorzystywane do zarezerwowania terminu, przesłania potwierdzenia, kontaktu dotyczącego spotkania oraz obsługi zmian i odwołań.

4. Dostawcą systemu jest Google. Przetwarzanie danych przez Google odbywa się zgodnie z warunkami właściwej usługi, polityką prywatności oraz odpowiednimi uzgodnieniami dotyczącymi przetwarzania danych.

§ 8. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom uczestniczącym w technicznej i organizacyjnej obsłudze serwisu, w szczególności:

• Smarthost Sp. z o.o. - hosting i infrastruktura serwera.
• Google - obsługa kalendarza i, jeśli ma zastosowanie, usług pocztowych, analitycznych oraz narzędzi do zarządzania widocznością.
• Dostawcom infrastruktury aplikacyjnej i baz danych wykorzystywanych przez panel administracyjny.
• Podmiotom świadczącym usługi informatyczne i utrzymania serwisu.
• Podmiotom świadczącym obsługę księgową, prawną lub techniczną, w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań.

Dostęp do danych jest ograniczany do zakresu uzasadnionego realizacją określonych usług. Podmioty przetwarzające dane w imieniu administratora działają na podstawie odpowiednich umów powierzenia, jeżeli są wymagane przepisami.

Dane mogą również zostać udostępnione uprawnionym organom, jeśli wynika to z obowiązujących przepisów.

§ 9. Okresy przechowywania danych

Stosujemy następujące zasady:

Kopie zgłoszeń w panelu administracyjnym: do 30 dni od zakończenia obsługi zgłoszenia.

Korespondencja dotycząca niezakończonych spraw: przez okres prowadzenia korespondencji i obsługi zapytania.

Korespondencja dotycząca ofert, które nie doprowadziły do zawarcia umowy: do 12 miesięcy od zakończenia rozmów handlowych, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione konkretnym roszczeniem lub obowiązkiem prawnym.

Rezerwacje konsultacji: do 12 miesięcy od daty spotkania, jeżeli informacje są potrzebne do udokumentowania ustaleń lub prowadzonej korespondencji.

Wnioski o kontakty referencyjne: do 30 dni od zakończenia weryfikacji i obsługi wniosku, chyba że informacje są potrzebne do udokumentowania konkretnej sprawy lub roszczenia.

Dane związane z zawartymi umowami: przez okres ich realizacji oraz przez wymagany prawem okres przechowywania dokumentacji lub dochodzenia roszczeń.

Dane księgowe i podatkowe: przez okres wymagany przepisami prawa.

Dane analityczne: zgodnie z konfiguracją retencji danych i zasadami działania właściwych narzędzi.

Techniczne logi bezpieczeństwa: przez okres niezbędny do wykrywania i analizy zagrożeń oraz zapewnienia bezpieczeństwa serwisu.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, o ile nie istnieje odrębna podstawa dalszego przechowywania.

§ 10. Google Analytics 4

1. Serwis wykorzystuje Google Analytics 4 do analizy ruchu oraz sposobu korzystania ze strony.

2. Narzędzie może przetwarzać dane o odwiedzanych podstronach, źródłach wejść, interakcjach z serwisem, rodzaju urządzenia, przeglądarki i zdarzeniach związanych z korzystaniem z funkcjonalności ViVeMedica.

3. Dane służą analizie działania serwisu, identyfikowaniu problemów i ocenie skuteczności działań marketingowych.

4. Narzędzie jest uruchamiane zgodnie z ustawieniami zgód użytkownika w zakresie, w którym wykorzystywane technologie wymagają takiej zgody.

§ 11. Google Tag Manager

1. W serwisie wykorzystujemy Google Tag Manager do zarządzania integracjami i kodami narzędzi analitycznych oraz marketingowych.

2. Narzędzie pozwala technicznie kontrolować uruchamianie poszczególnych skryptów.

3. Kody narzędzi wymagających zgody są uruchamiane zgodnie z decyzją użytkownika wyrażoną w panelu zarządzania cookies.

§ 12. Google Search Console

1. Serwis korzysta z Google Search Console w celu monitorowania widoczności witryny w wyszukiwarce Google.

2. Narzędzie służy analizie indeksowania, zapytań prowadzących do serwisu oraz problemów technicznych wpływających na jego obecność w wynikach wyszukiwania.

3. Google Search Console nie jest wykorzystywane przez administratora jako samodzielne narzędzie remarketingowe.

§ 13. Narzędzia marketingowe Meta

Na dzień aktualizacji niniejszej Polityki Meta Pixel nie jest aktywny w serwisie ViVeMedica.pl.

W przypadku jego wdrożenia Polityka zostanie zaktualizowana o odpowiednie informacje dotyczące przetwarzania danych, a uruchamianie technologii marketingowych wymagających zgody będzie uzależnione od wyboru użytkownika w panelu cookies.

§ 14. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia działania strony i, za zgodą użytkownika, realizacji funkcji analitycznych lub marketingowych.

Cookies niezbędne

Służą poprawnemu funkcjonowaniu strony, zabezpieczeniu formularzy, utrzymaniu sesji oraz zapisaniu ustawień zgód.

Cookies analityczne

Służą pomiarowi ruchu, analizie sposobu korzystania z witryny i ocenie działania jej funkcjonalności.

Cookies marketingowe

Mogą służyć analizie skuteczności reklam, pomiarowi konwersji oraz działaniom remarketingowym po wdrożeniu odpowiednich narzędzi.

Technologie opcjonalne wymagające zgody użytkownika nie są uruchamiane przed jej udzieleniem.

§ 15. Zarządzanie zgodami cookies

1. Podczas pierwszej wizyty użytkownik otrzymuje możliwość zarządzania plikami cookies.

2. Panel pozwala zaakceptować wszystkie opcjonalne kategorie, odrzucić je lub indywidualnie określić preferencje.

3. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić ustawienia albo wycofać zgodę.

4. Panel można ponownie otworzyć za pomocą linku „Ustawienia cookies” dostępnego w stopce serwisu.

5. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego wcześniej na jej podstawie.

§ 16. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z usług globalnych dostawców technologicznych, w szczególności Google, może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy lub dostępem do danych z państw trzecich.

Przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem właściwych mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, takich jak decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony lub standardowe klauzule umowne, zależnie od dostawcy i rodzaju transferu.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

§ 17. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane są przetwarzane, przysługują prawa przewidziane w RODO, w szczególności:

• Prawo dostępu do danych.
• Prawo sprostowania danych.
• Prawo żądania usunięcia danych.
• Prawo ograniczenia przetwarzania.
• Prawo przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie.
• Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
• Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Żądania można kierować na adres:

kontakt@vivemedica.pl

Temat wiadomości: RODO

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 18. Zautomatyzowane przetwarzanie danych

Konfigurator ViVeMedica automatycznie oblicza ceny wybranych usług i może generować dokumenty ofertowe na podstawie wskazanego zakresu.

Automatyczne przygotowanie kalkulacji nie stanowi decyzji wywołującej skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającej na użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.

Weryfikacja zgłoszeń wymagających potwierdzenia powiązania z placówką może być wykonywana przez upoważnioną osobę.

§ 19. Bezpieczeństwo przetwarzania

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych, w szczególności kontrolę dostępu, zabezpieczenie transmisji, ograniczenie uprawnień oraz zasady przechowywania i usuwania informacji.

Dostęp do zgłoszeń w panelu administracyjnym oraz korespondencji biznesowej jest przeznaczony dla osób upoważnionych.

§ 20. Aktualizacje Polityki

Polityka jest aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, wdrożenia nowych narzędzi lub zmiany sposobu przetwarzania danych.

Aktualna wersja jest dostępna pod adresem:

https://vivemedica.pl/polityka-prywatnosci/