W tym artykule+
Formularz kontaktowy na stronie placówki medycznej musi być zgodny z RODO, nawet jeśli służy wyłącznie do zamawiania kontaktu telefonicznego. Szczególnej uwagi wymaga jednak sytuacja, w której pacjent przekazuje informacje dotyczące swojego zdrowia.
Imię, nazwisko i numer telefonu to dane osobowe. Informacje o chorobach, objawach czy przebytym leczeniu należą natomiast do szczególnych kategorii danych, które podlegają dodatkowej ochronie.
Jakie dane może zbierać formularz gabinetu?
Jeżeli celem formularza jest oddzwonienie do pacjenta, zazwyczaj wystarczą:
- Imię.
- Numer telefonu lub adres e-mail.
- Ewentualnie wybór usługi, której dotyczy kontakt.
Warto zastanowić się, czy potrzebne jest pole „Treść wiadomości". Pacjenci często wpisują tam opisy objawów, wyniki badań lub informacje o diagnozie.
Jeżeli placówka nie potrzebuje tych informacji do realizacji celu formularza, nie powinna zachęcać do ich przekazywania.
To praktyczne zastosowanie zasady minimalizacji danych wynikającej z art. 5 RODO.
Czy formularz musi zawierać zgodę RODO?
Nie. Samo wysłanie zapytania nie oznacza, że konieczny jest checkbox ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych.
Przetwarzanie danych niezbędnych do udzielenia odpowiedzi może opierać się na innej właściwej podstawie prawnej.
Placówka musi jednak spełnić obowiązek informacyjny. Pacjent powinien wiedzieć m.in., kto przetwarza jego dane, w jakim celu, na jakiej podstawie oraz jak długo będą przechowywane.
Przy formularzu warto umieścić krótką informację i czytelny odnośnik do odpowiedniej klauzuli informacyjnej.
Co jeszcze trzeba sprawdzić?
Poprawnie przygotowany formularz to nie tylko odpowiednie pola i informacje prawne.
Sprawdź również:
- 01
Bezpieczeństwo przesyłania danych - czy strona korzysta z HTTPS?
- 02
Miejsce przechowywania - czy wiadomości trafiają do właściwej, zabezpieczonej skrzynki lub systemu?
- 03
Dostęp pracowników - czy dane widzą wyłącznie upoważnione osoby?
- 04
Dostawców usług - czy hosting i narzędzia obsługujące formularz mają odpowiednio uregulowane przetwarzanie danych?
- 05
Zakres zbieranych informacji - czy formularz nie wymaga danych, które nie są potrzebne?
Warto więc sprawdzić nie tylko wygląd formularza, ale również to, co dzieje się z danymi po naciśnięciu przycisku „Wyślij".
Formularz kontaktowy ma ułatwiać pacjentowi kontakt z placówką, ale nie może przy okazji tworzyć niepotrzebnego ryzyka dla jego prywatności.
FAQ
Czy formularz kontaktowy gabinetu musi mieć checkbox RODO?+
Nie zawsze. Zgoda nie jest jedyną podstawą przetwarzania danych. Należy ustalić właściwą podstawę prawną i spełnić obowiązek informacyjny.
Czy pacjent może opisać objawy w formularzu?+
Może, ale informacje o zdrowiu wymagają szczególnej ochrony. Jeśli nie są potrzebne do realizacji celu formularza, lepiej ich nie zbierać.
Czy wystarczy link do polityki prywatności?+
Link może służyć przekazaniu wymaganych informacji, pod warunkiem że dokument zawiera odpowiednią klauzulę dotyczącą formularza i jest łatwo dostępny.
Czy formularz z certyfikatem SSL jest zgodny z RODO?+
Sam certyfikat SSL nie wystarcza. Konieczne są również odpowiednia podstawa prawna, informacje dla pacjenta oraz zabezpieczenie przechowywania i dostępu do danych.
Czy gabinet może korzystać z formularza Google Forms?+
Może, jeżeli sposób wykorzystania narzędzia spełnia wymagania RODO, w tym dotyczące bezpieczeństwa, przetwarzania przez dostawcę i ewentualnych transferów danych.
Bibliografia i podstawy prawne
- 1. "Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO)" - w szczególności art. 5, 6, 9, 13, 28 i 32. "Tekst rozporządzenia"
- 2. "Europejska Rada Ochrony Danych - podstawy ochrony danych osobowych". "Podstawy ochrony danych"
- 3. "Europejska Rada Ochrony Danych - legalne przetwarzanie danych". "Legalne przetwarzanie danych"
- 4. "Kodeks postępowania dla sektora ochrony zdrowia". "Dokument UODO"
Oferta
Ochrona danych pacjentów
Audyty, procedury i nadzór nad ochroną danych w placówce.
Sprawdź całą ofertę ViVeMedica